Elektroniske arkiv

”Inntil vår tid har det stått som mer eller mindre gitt at arkiver akkumulerer og bevarer seg selv. Overgangen til elektronisk arkivering gjør bildet et helt annet. Elektronisk arkivert informasjon er informasjon som går naturlig til grunne etter få år viss det ikke gjøres noe aktivt for å bevare den.”

4 slike harddiskar kan romme nesten 7 millionar dokument. Tilsvarande som mengde som arkiveti bakgrunnen kan romme på papirformat.

Orda ovanfor er henta frå ein høyringsuttale Riksarkivaren gav til Ytringsfrihetskommisjonens rapport "Ytringsfrihet bør finde sted" (NOU 1999: 27).

Kvifor er det slik?
Det største problemet knytt til informasjon som er i elektronisk format er at den som regel er proprietær. Dette vil seie at informasjonen i stor grad er knytt til og er avhengig av det systemet den vart skapt i. Den dagen det aktuelle system vert lagt ned misser ein samstundes verktøyet til å lese informasjonen skapt i systemet.

Korleis ta vare på informasjonen for framtida?
Metodane Fylkesarkivet nyttar for å bevare elektroniske arkiv er gjeve av Riksarkivaren. Denne prosessen består av at ein konverterer data frå eit system over til standardiserte format. Dei standardiserte formata er fastsett av Riksarkivaren. Databasar og register vert til dømes konvertert til XML. Medan dokument vert konvertert til PDF/a. XML og PDF er blant fleire format som Riksarkivaren har definert som standard for bevaring av elektronisk arkivmateriale. I bevaringsverdige format ligg arkiva på harddiskar i magasinet.

For ein meir detaljert innføring i den formelle og tekniske prosessen: Rettleiing for avlevering av elektroniske arkiv.